Das 100 Prozent Event

Der perfekte Rahmen:
Ziel und Konzeptentwicklung

Ob Firmenjubiläum, Produktlaunch oder Mitarbeiterevent – jede Veranstaltung braucht eine klare Zielsetzung und ein stimmiges Konzept. Was ist der Anlass, was möchten Sie erreichen? Wollen Sie das Networking fördern, Wissen vermitteln oder einfach eine gute Zeit garantieren? Die Festlegung des Eventziels ist die Basis jeder weiteren Planung. Hier ist es durchaus hilfreich, sich zu fragen, was die Gäste erleben und mitnehmen wollen. 

Die Vorbereitung:
Präzise Planung und Budgetierung

Eine erfolgreiche Veranstaltung lebt von einer gründlichen Vorbereitung. Zu Beginn der Planung sollten alle Kostenfaktoren wie Location, Catering oder Bewerbung genau kalkuliert und in einem Budgetplan festgehalten werden. Auch ein zeitlicher Ablaufplan ist wichtig, um die einzelnen Schritte bis zum Event im Blick zu behalten. Gerade beim Budget lohnt sich ein Puffer für unerwartete Kosten.

Oftmals gilt:
Gutes Event-Management lebt von der Organisation – und einem Plan B.

Die Location:
Der richtige Ort 

Gewächshaus, Festsaal, im Unternehmen oder etwas ganz anderes –
der Veranstaltungsort entscheidet über die Atmosphäre des Events. Wichtig ist, dass die Location zur Zielgruppe und dem Anlass passt. Berücksichtigen Sie die Kapazität und den Zugang, auch Parkmög-lichkeiten und die Anbindung sollten gut sein.

Zu welcher Jahreszeit soll das Event stattfinden? Drinnen oder draußen? Was passiert bei Regen, wie gehen Sie mit hohen Temperaturen um?
All das gilt es zu beachten und gut zu durchdenken. 

Die Gäste: Wen wollen Sie ansprechen?

Eine detaillierte Analyse ist entscheidend, um das Event optimal auf
die Erwartungen und Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen. Unterschiedliche Gäste – wie Kunden, Partner oder Mitarbeiter – haben auch unterschiedliche Erwartungen an ein Event. Spricht das Programm alle gleichermaßen an und ist für jeden etwas dabei? Gibt es eventuell auch eine Kinderbetreuung?

Wichtig ist: Das Event soll jeden Ihrer Gäste abholen und begeistern.

Die Einladung:
Aufmerksamkeit erzeugen

Ein Event ist nur so erfolgreich wie seine Bewerbung. Entwickeln Sie
einen Plan, um gezielt auf Ihr Event aufmerksam zu machen. In einem geschlossenen Teilnehmerkreis genügen hier oftmals schon eine
Save-the-Date-Karte und eine Einladung. Bei öffentlichen Veran-
staltungen können auch soziale Medien, Newsletter und weitere Bewerbungen die Reichweite maximieren. Schon vor dem Event
sollte das Interesse geweckt werden – und auch während und nach
der Veranstaltung ist die Kommunikation entscheidend.

Die Durchführung:
Flexibilität und klare Abläufe

Der Tag des Events ist gekommen – jetzt muss alles reibungslos funktionieren. Um gleich damit aufzuräumen: Es wird immer Komplikationen geben und etwas Unerwartetes passieren. Aber auch darauf kann man sich vorbereiten. Notfallpläne sorgen dafür, dass spontane Probleme wie technisches Versagen oder logistische Hürden schnell gelöst werden können. Holen Sie sich dabei Unterstützung von einem Event-Team. Es ist vor Ort unverzichtbar und kümmert sich um die Technik, den Empfang und das Wohl der Gäste, damit Sie den Kopf für andere Dinge frei haben. 

Nachbereitung und Feedback:
Was bleibt in Erinnerung?

Ein gelungenes Event endet nicht am Veranstaltungstag. Nutzen Sie das gesammelte Feedback und analysieren Sie den Ablauf der Veranstaltung. Was ist gut gelaufen, was könnte beim nächsten Mal besser sein? Ein strukturiertes Nachbereitungsprogramm inklusive Dankeschön-E-Mails an die Gäste sorgt für bleibenden Eindruck und wertvolle Einblicke, die für zukünftige Events hilfreich sind. 

Wenn Sie noch mehr wertvolle Tipps rund um eine gelungene Veranstaltung benötigen, hilft Ihnen gerne unser Floor Seven
Event-Team weiter.